Peste 1 020 000 de file scanate, peste 7500 de dosare preluate din 57 de sucursale și peste 400 de cutii cu documente prelucrate pentru păstrare. Sunt doar câteva din rezultatele Serviciului Centralizare și Digitizare Documente de la maib, parte a Departamentului Operațiuni, care, începând cu 17 martie curent este dedicat centralizării păstrării fizice și digitalizării documentelor importante din arhiva băncii.
După mai mult de patru luni de muncă, la finele lunii iulie maib inaugurează Arhiva fizică centralizată, unde vor fi stocate toate documentele din sucursalele și subdiviziunile băncii - parțial în format digital și parțial în format fizic.
Echipa Arhivei maib este responsabilă de centralizarea păstrării fizice și digitizarea documentelor bancare, precum și de gestionarea fondului arhivistic al băncii. În cadrul acesteia activează:
- Grupul Gestiune Documente Arhivate;
- Grupul Digitizare Documente;
- Grupul Organizare Proces de Arhivare și Control.
La evenimentul de inaugurare, Prim-vicepreședinta maib, Aliona Stratan, a accentuat faptul că munca acestor echipe este foarte importantă în contextul digitalizării proceselor interne în bancă și a efectului pozitiv pe care îl are acesta asupra experienței clienților.
Aliona Stratan, Prim-vicepreședinta maib:
„Sunt bucuroasă de implementarea cu succes a unei etape importante a proiectului de centralizare a arhivei băncii și de rezultatele remarcabile pe care a reușit să le înregistreze această echipă în doar patru luni de la lansarea Serviciului Centralizare și Digitizare Documente. Astăzi, inaugurând Arhiva centralizată, contribuim la implementarea noului model operațional, sprijinim sucursalele să se axeze prioritar pe deservirea clienților decât pe activități operaționale, simplificăm procesele interne și asigurăm accesul ușor și facil la informații pentru diverse subdiviziuni ale băncii. Cred că această nouă structură a maib va avea un rol important în buna desfășurare ulterioară a activității băncii, în optimizarea eforturilor și managementul timpului”.
Serviciul Centralizare și Digitizare Documente este parte a Proiectului privind Arhiva centralizată, concomitent cu înființarea acestuia fiind lansată și prima etapă de implementare a proiectului - colectarea, digitalizarea și arhivarea centralizată a dosarelor de credite ipotecare.
Marcel Teleucă, Vicepreședinte maib:
„Arhiva fizică centralizată, ca parte a Proiectului de digitizare și centralizare a arhivei băncii, a fost realizată conform celor mai bune practici din domeniu, inclusiv ținând cont de experiența altor bănci din regiune și de recomandările partenerilor din Ucraina și Georgia. În același timp, am pus în aplicare idei și soluții proprii pentru a optimiza costurile și a avea o eficiență cât mai mare. Am simplificat enorm procesele, colegii noștri având acces la diverse informații importante în doar câteva clickuri, ceea ce înseamnă și timp prețios economisit de clienții noștri atunci când se deservesc într-o sucursală, și o experiență mai confortabilă”.
Obiectivul urmărit este ca toate dosarele și suporturile informaționale utilizate în subdiviziunile maib să fie exclusiv în format digital. În acest sens, banca investește în optimizarea și digitalizarea proceselor, inclusiv prin transformarea agile anunțată la sfârșitul anului trecut și în curs de implementare de mai bine de patru luni.
Ala Polustanova, Șefa Serviciului Centralizare și Digitalizare Documente:
„Inițial am perceput acest proiect ca o provocare, dar între timp mi-am dat seama că este o bună oportunitate de dezvoltare, de management eficient al echipei, muncind pentru un scop comun – să avansăm împreună la nivelul următor de digitalizare. Într-un timp record, fiecare membru al Arhivei a însușit noi competențe pe care acum le aplică cu succes în practică. Prin eforturi comune, perseverență, răbdare, multă comunicare și ambiție am reușit astăzi să inaugurăm această „enciclopedie” a maib, unde simplu și ușor poți identifica informația de care ai nevoie, fie că ești la Bălți, Chișinău sau Cahul”.
Prin inaugurarea Arhivei centralizate, maib urmărește să contribuie inclusiv la protecția mediului, încurajând reducerea consumului de hârtie. În toamna anului trecut, echipa maib a sădit 3800 de puieți de stejar roșu, ulm, corn, frasin, salcâm, arțar, pini și arbuști pe un teren de circa 2 hectare în Cruzești, suburbie a capitalei, plantație care va contribui în primul rând la stabilizarea solului, va funcționa ca o fâșie de protecție pentru terenurile agricole, dar și va aduce valoare comunității locale.
.jpg)
