Despre achiziții, digitalizarea lor la maib și subtilitățile domeniului este interviul acordat de colegul nostru, Petru Dubrovin, Șeful Serviciului (Band) Achiziții la maib, jurnalistului Pavel Zingan.
Petru, bună! Precizez mereu funcția interlocutorului. Ești Șeful departamentului achiziții?
Titlul funcției mele nu sună ca „departament”, ci „serviciul achiziții”. Această definire ni se potrivește foarte bine. Suntem anume un serviciu. Avem un client intern și servim nevoile clienților noștri interni, venim în ajutorul departamentelor noastre oferindu-le cunoștințele și abilitățile noastre ca parte integrantă a implementării nevoilor lor de afaceri.
În cadrul unui mecanism atât de mare precum este o bancă, toate achizițiile se desfășoară pe bază de licitație?
Permiteți-mi să mă centrez un pic asupra teoriei, pentru că desfășurarea achizițiilor a devenit, recent, o disciplină separată.
Există o astfel de disciplină?
Da. De exemplu, eu am studiat la Universitatea Cooperatist-Comercială din Moldova, cu specializarea Achiziții Publice, urmând apoi diverse cursuri și traininguri de perfecționare.
Scuze că te-am întrerupt...
Deci, dacă vorbim despre teorie, atunci întreaga imagine a achizițiilor este segmentată în patru pătrate. Există unele achiziții strategice în care partenerul este atât de unic, încât poate fi o licitație, după care contractul se reînnoiește an de an sau chiar un contract se semnează fără licitație.
Al doilea pătrat al achizițiilor este despre mediul competitiv, unde există o piață de furnizori foarte mare. Aici se poate desfășura o licitație pentru fiecare proiect și există fezabilitate economică în acest sens.
Există un al treilea pătrat - un portofoliu de achiziții restrâns, cu sume mici, unde achizițiile sunt nerecurente. În acest pătrat, organizarea licitației va fi cu semnul minus.
Și al patrulea pătrat?
Acestea sunt achiziții directe „speciale”. Aici putem vorbi despre alegerea unui consultant din cadrul Big Four sau a unui furnizor de software. În astfel de proiecte, chiar și numele și descrierea proiectului pot reprezenta scurgeri de informații comerciale confidențiale. Prin urmare, astfel de achiziții, de regulă, au loc în procesul de negocieri directe sau achizițiile de la monopoluri - pot fi puse și ele în acest coș.
În orice caz, majoritatea achizițiilor atât în ceea ce privește cantitatea, cât și volumul, se desfășoară pe bază de concurs, unde toate informațiile sunt comunicate potențialilor parteneri prin toate canalele posibile.
Reiese că Serviciul (Band) Achiziții participă la asigurarea tuturor consumabilelor băncii?
Aproape la toate. Plata pentru servicii precum: energie electrică, apă, încălzire, unde nu putem afecta în niciun fel prețul serviciului și termenii de livrare a acestuia se desfășoară fără participarea noastră. În rest, suntem prezenți peste tot. Sunt mai multe departamente, „motorii noștri de creștere”, unde lucrăm aproape zilnic, sunt divizii bancare care ne contactează rar, dar, într-un fel sau altul, Serviciul Achiziții se intersectează cu toate diviziile băncii.
Întrucât sunteți atotprezenți, se întâmplă ca Serviciul Achiziții să fie suprasolicitat în rezolvarea sarcinilor băncilor?
Procesul de achiziție implică mulți „stakeholderi”, așa încât răspunsul depinde de cine întrebi. Inițiatorul achiziției poate fi nemulțumit de termeni și motivul ar putea fi unul obiectiv. Pe de altă parte, finanțele vor spune: „Bravo, ați redus costurile cu 10%”, conformitatea va zice: „Bravo, ați respectat toate reglementările interne”, iar B2B se va bucura, pentru că toți furnizorii au deschis conturi în sucursalele noastre.
Dar, desigur, depunem toate eforturile pentru a ne asigura că toți „stakeholderii” sunt mulțumiți de munca noastră și primesc un produs sau serviciu adecvat în intervalul de timp necesar și la prețuri rezonabile.
De asemenea, pentru a evita așa-numitul „bottleneck”, noi, de exemplu, am implementat o abordare kanban, în care fiecare cumpărător își gestionează proiectele și le poate prioritiza în funcție de nevoile și prioritățile afacerii clientului
Te ascult și înțeleg că activitatea ta, aparent simplă, are o multitudine de subtilități…
Munca mea este foarte solicitantă. Știi, odată, când discutam probleme de coordonare a muncii, am pregătit special o scurtă prezentare către colegii mei despre diferența dintre a cumpăra un croissant pentru mine și a cumpăra o mie de croissante pentru bancă. Atunci când faci acest lucru într-un supermarket pentru sine, trebuie să iei în considerare literalmente 2-3 parametri. Alegi con’inutul, verifici termenul de valabilitate și mergi la casă. Gata! Dar dacă trebuie să cumperi o mie de croissante pentru bancă, atunci complexitatea acțiunilor crește instantaneu. Trebuie să obțiii informații detaliate de la clientul intern de ce cumpără croissante, ce fel de croissante are nevoie, în ce loc și la ce dată. Apoi trebuie să organizezi o licitație, să determini câștigătorul, să clarifici detaliile, să rezolvi problemele de logistică și să primești bunurile direct la eveniment. Cred că diferența de complexitate este vizibilă. Iar croissantele sunt doar un exemplu condiționat, departe de a fi cel mai dificil obiect în achiziții.
Serviciul Achiziții lucrează întotdeauna cu furnizorii de servicii sau puteți, de exemplu, să încheiați un contract direct, ca importator?
În ultima perioadă astfel de precedente se întâmplă mai des. Moldova este o țară mică și, în unele cazuri, o bancă, în calitate de importator direct poate obține condiții mai bune. Da, aceasta este o muncă mai grea, dar dacă merită, atunci suntem gata să mergem pe această cale, poate pentru un efort ceva mai mare și unele riscuri, dar pentru o achiziție mai eficientă. Avem deja câteva achiziții directe destul de reușite. Nu voi spune că a fost ușor, dar ne-am descurcat.
Echipa Achizitii are realizari în „domeniul digital”? Este puțin probabil să rămâneți la periferie, având în vedere transformarea agile a sistemului bancar…
Da, așa cum am spus, avem mulți „stakeholderi” și furnizori, precum și clienții noștri interni care doresc, de asemenea, să interacționeze convenabil și eficient cu funcția de achiziții, așa că, ascultându-i și auzindu-le nevoile, am implementat propria noastră platformă de achiziții - eProcurement.
Ce oferă aceasta băncii?
Această soluție ne permite să desfășurăm procedura de achiziții cât mai eficient posibil din momentul solicitării până la acceptarea bunurilor sau serviciilor. În prezent, acest proiect este unul pilot, dar utilizarea soluției într-o perioadă scurtă a arătat deja avantaje uriașe atât în ceea ce privește economisirea costurilor, transparența acestora, cât și pe partea comunicării.
Pentru a înțelege proporțiile, imaginează-ți că procesul de depunere a unei cereri este redus în timp de cel puțin 25-30%, iar reducerea prețului în cadrul licitațiilor asigură cel puțin 10-15% din valoarea inițială. Foarte bine, nu-i așa?
Reieșind din volumul de muncă, ai o echipă mare?
Suntem șase persoane. Într-o anumită măsură, Serviciul Achiziții este o oglindă a băncii. În funcție de creșterea băncii, creștem și noi. După cum am spus, domeniul nostru - achizițiile - este relativ nou.
Anterior, exista un departament de aprovizionare, care, în raport cu noi, funcționa după proceduri foarte simplificate. Nu în zadar achizițiile sunt acum privilegiate drept specialitate separată în multe universități de profil economic și colegii.
Este o specialitate foarte captivantă, dar, în același timp, să cheltuiești eficient banii altora este o mare responsabilitate.
