Интервью с Петру Дубровин, начальником службы закупок maib
#ИНТЕРВЬЮ
Петру, добрый день. Всегда уточняю для интервью должность собеседника. Вы начальник департамента закупок?
В названии моей должности звучит не «департамент», а «служба закупок». И это определение нам очень подходит. Мы – именно служба. У нас есть внутренний клиент и мы именно обслуживаем потребности наших внутренних клиентов, приходим на помощь нашим подразделениям со своими знаниями и умениями в рамках реализации их бизнес потребностей
В таком большом механизме как банк, все закупки проходят на тендерной основе?
Давайте я немного отвлекусь на теорию, потому что организация закупок стала, пусть и не так давно, отдельной дисциплиной.
Есть уже такая специальность?
Да. Я, например, учился в Кооперативно-Торговом университете Молдовы по специальности «Государственные закупки». А за учебой ещё последовали различные курсы и тренинги.
Извините, что прервал…
Так вот, если говорить о теории, то вся картина закупок делится на четыре квадрата. Есть некоторые стратегические закупки, где партнер настолько уникален, что это может быть и тендер, после которого контракт продлевается год за годом, или, даже подписание контракта без тендера.
Второй квадрат закупок – закупки в конкурентной среде, где очень большой рынок поставщиков. Здесь тендер можно делать на каждом проекте, в этом есть экономическая целесообразность.
Есть третий квадрат – портфель очень маленьких закупок, мелкие суммы, не повторяющиеся закупки. В этом квадрате организация тендера даст эффект со знаком минус.
И четвертый квадрат?
Это «специальные» прямые закупки. Это может быть, как выбор консультанта из «большой четверки», так и поставщика программного обеспечения. В таких проектах даже название и описание проекта могут являться утечкой конфиденциальной коммерческой информации. Поэтому такие закупки, как правило, происходят в процессе прямых переговоров. Также, к этой корзине, можно отнести и закупки у «естественных монополий».
В любом случае, большинство закупок, как по количеству, так и по объёмам, проходят на конкурсной основе, когда вся информация доводится потенциальным партнерам через все возможные каналы связи.
Получается, что служба закупок принимает участие в обеспечении всех затрат банка?
Почти всех. Оплата таких услуг, как электроэнергия, вода, отопление, где мы никак не можем повлиять на цену услуги и условия ее поставки, проходят без нашего участия. В остальном мы присутствуем везде. Есть несколько департаментов, наши «драйверы роста», где мы работаем практически ежедневно, есть подразделения банка, которые обращаются к нам редко, но, так или иначе, служба закупок пересекается со всеми подразделениями банка.
Раз вы присутствуете везде, то бывает так, что служба закупок становится «узким горлышком» для решения задач банка?
У процесса закупок много «стейкхолдеров», так что все зависит у кого и как спросить. Инициатор закупки может быть недоволен сроками, но это могла быть объективная причина. Зато финансы скажут: «Вы молодцы, сократили затраты на 10%», комплаенс скажет: «Молодцы, выполнили все внутренние регламенты», и В2В будут довольны, потому что все поставщики открыли счет в наших отделениях.
Но, конечно, мы стремимся к тому, чтобы все «стейкхолдеры» оставались удовлетворенными нашей работой и получили адекватный продукт или услугу в требуемые сроки и по оптимальным ценам.
Также во избежание так называемого «узкого горлышка» мы, например, внедрили «канбан-подход», когда каждый закупщик ведет свои проекты и может установить им приоритет, исходя из потребностей и приоритетов бизнес-заказчика.
Слушаю вас и понимаю, что в вашей, внешне простой работе, хватает сложностей и своих тонкостей…
Это очень трудоемкая работа. Знаете, я как-то коллегам, когда мы обсуждали вопросы координации работы, специально подготовил небольшую презентацию, чем отличается покупка одного круассана для себя от покупки тысячи круассанов для банка. Когда вы это делаете в супермаркете для себя, вам нужно учесть буквально 2-3 параметра. Вы выбираете начинку, проверяете срок годности и идете на кассу. Все!
Но если вам нужно купить тысячу круассанов для банка, то сложность действий моментально возрастает многократно. Вы должны получить от внутреннего клиента детальную информацию почему он покупает круассаны, какие круассаны ему именно нужны, в каком месте и на какую дату. Потом вы должны провести тендер, определить победителя, отработать неизбежные уточнения, решить вопросы логистики, получить товар непосредственно на ивент. Думаю, разница в сложности видна с первого взгляда. И круассаны – это просто условный пример, далеко не самый сложный объект в закупках.
А служба закупок всегда работает с поставщиками услуг или вы можете, например, заключить прямой контракт, даже выступить импортером?
Последнее время такие прецеденты случаются чаще. Молдова небольшая страна и, в отдельных случаях, банк как прямой импортер может получить лучшие условия. Да, это более сложная работа, но если она оправдывает себя, то мы готовы идти, может, на большие усилия и некоторые риски, но более эффективную закупку. У нас уже есть несколько довольно успешных закупок, проведенных напрямую. Не скажу, что было легко, но мы с командой справились.
Есть какие-то достижения в «цифровом поле» у команды закупок? Вряд-ли вы остаетесь в стороне от диджитализации, учитывая всеобъемлющую трансформацию бэнкинга?
Да, как я говорил, у нас много «стейкхолдеров». И поставщики, как и наши внутренние клиенты, хотят удобно и эффективно взаимодействовать с функцией закупок, поэтому, изучив их потребности, мы внедрили собственную платформу для проведения закупок – eProcurement.
Что это дает банку?
Это решение позволяет провести процедуру закупки максимально эффективно, начиная с момента запроса и заканчивая приемкой товара или услуг. Пока мы в пилоте, но использование решения уже за короткий промежуток показало огромные плюсы как в «костсейвинге», так и в прозрачности, и в коммуникации.
Представьте себе, что обработка одного запроса по времени снижается минимум на 25-30%, а иногда и в разы, а снижение цены в рамках аукциона обеспечивает еще 10-15% экономии от первоначального значения. Неплохо, правда?
При таком объеме работы, у вас большое подразделение?
Нас шесть человек. Но, в определенной степени, служба закупок – зеркало банка. Растет банк – растем и мы. Как я говорил, наша функция – закупки - относительно новая.
Раньше был отдел снабжения, который работал по очень упрощенным процедурам по сравнению с нами. Не зря закупки теперь выделены в отдельную специальность во многих экономических и профессиональных ВУЗах.
Это очень увлекательная специальность, но в тоже время — это очень ответственно – тратить эффективно чужие деньги.
